Hoe wordt de aanvraag per e-mail geschreven en wat moet bij de e-mail worden gevoegd? De e-mailapplicatie is een soort online applicatie. Veel bedrijven accepteren dit aanmeldingsformulier naast de per post verzonden aanvragen. Sommige werkgevers, vooral uit de IT-sector, eisen de sollicitatie zelfs per e-mail, omdat de sollicitant uiteindelijk blijk geeft van zijn competentie op het gebied van moderne communicatietechnologieën. De aanmelding per e-mail is al een bewijs van uw eigen vaardigheden. Vanuit het standpunt van het bedrijf kunnen de documenten van de aanvrager op elk moment en vanaf elke locatie snel in elektronische vorm worden opgevraagd. Ze kunnen ook worden gedupliceerd en snel worden uitgewisseld tussen de gespecialiseerde en personeelsafdelingen.
Bovendien hoeven ze niet meer teruggestuurd te worden naar de aanvrager, zoals in principe het geval zou zijn met fysieke documenten. De e-mailtoepassing heeft tal van voordelen voor de aanvrager. De aanvraagdocumenten worden sneller bezorgd dan per post. Bovendien zijn de aanvraagkosten beperkt. Er hoeven geen verzendkosten te worden betaald en er zijn geen kosten voor het afdrukken van de documenten of de aanschaf van een hoogwaardige aanvraagmap. Nadat de documenten zoals sollicitatiebrief en curriculum vitae zijn gemaakt en opgeslagen, kunnen ze altijd en overal worden opgehaald. Aangepast aan het nieuwe bedrijf en de gewenste functie kan in korte tijd een nieuwe sollicitatie worden verzonden. Er is ook een snelle en gemakkelijke manier om landelijk en zelfs wereldwijd toe te passen. Aandacht! Solliciteer alleen per e-mail als dit sollicitatieformulier door het bedrijf is geaccepteerd. Dit is het geval als in de vacature een e-mailadres wordt vermeld. U kunt ook onderzoek doen op de website van het bedrijf of bellen om te informeren of u elektronisch kunt solliciteren.
Hoe wordt de onderwerplijn geformuleerd?
Het onderwerp moet kort en betekenisvol zijn. De personeelsmanager moet uw e-mail onmiddellijk correct kunnen classificeren. Schrijf in de onderwerpregel van de e-mail op wat (de functie) en waarvoor (de vacature) je solliciteert. U kunt ook uw naam toevoegen. Voorbeeld: “Sollicitatie als kantoorbediende – referentienummer 0934 – Voor- en Achternaam” Zorg ervoor dat u de onderwerpregel heeft ingevuld voordat u uw e-mail verstuurt. U zou niet de eerste aanvrager zijn die dit per ongeluk niet invult. Vermijd zoveel mogelijk opmaak (vet, cursief, gekleurd …). U kunt het beste het e-mailformaat in platte tekst kiezen.
HTML-mails worden mogelijk niet correct weergegeven voor de ontvanger. In het ergste geval komt je e-mail zelfs in het SPAM-filter van de ontvanger terecht. Aanhef in de e-mail De e-mailtekst wordt ingeleid met de aanhef “Geachte mevrouw …” of “Geachte heer …”. Noem een specifieke contactpersoon. Als er geen persoon als contactpersoon wordt genoemd in de vacature of op de website, vraag dit dan telefonisch. De begeleidende brief tekst De aanhef wordt gevolgd door de begeleidende brief uit de sollicitatiebrief. Dit betekent dat ook bij de aanmelding per e-mail de regels van normale postaanvragen in acht moeten worden genomen. Het belangrijkste punt is om uw geschiktheid en motivatie voor de functie te benadrukken. Wek met een interessante sollicitatietekst nieuwsgierigheid en interesse op bij de personeelsmanager om de andere sollicitatiedocumenten te bekijken en je uit te nodigen voor een gesprek. Maar pas op dat u geen romans schrijft. De begroeting in de e-mail Het laatste woord is de standaardbegroeting “Met vriendelijke groet”, gevolgd door uw handtekening. Een machinehandtekening is voldoende voor de handtekening (getypt op het toetsenbord). Het is niet nodig om een gescande, digitale handtekening in te voegen. Dit zou ook de benadering van het kiezen van het formaat voor platte tekst voor e-mail nieuw leven inblazen. In tegenstelling tot de klassieke applicatie staan ook uw contactgegevens onder de handtekening. De contactgegevens zijn uw postadres, e-mailadres en privé telefoonnummer.
Wat zit in de bijlage bij de mail?
Uw sollicitatiedocumenten moeten bij de sollicitatie-e-mail worden gevoegd. We raden u aan al uw documenten in één pdf-document te plaatsen. U kunt bijvoorbeeld een PDF-document maken met PDFCreator (gratis beschikbare software). In nieuwere versies van Microsoft Word kunt u het pdf-formaat ook rechtstreeks selecteren met “Opslaan als …”. Een document met alle sollicitatiedocumenten heeft als voordeel voor de personeelsmanager dat de sollicitatie gemakkelijker kan worden uitgeprint en verspreid binnen het bedrijf. Er gaat geen bestand verloren.
Bestandsformaten die verschillen van het pdf-formaat, zoals Microsoft Word of Excel, brengen het risico met zich mee dat deze bestandstypen door het bedrijfsnetwerk van de ontvanger als een veiligheidsrisico worden gezien en geblokkeerd. Bovendien moet de personeelsmanager beschikken over speciale software om het document te lezen. Verschillende versies van de software kunnen ook leiden tot onjuiste presentaties van de lay-out. Merk op dat Microsoft Word niet overal wordt gebruikt. PDF, aan de andere kant, kan onafhankelijk van het platform worden gebruikt.
De e-mailbijlage mag niet groter zijn dan drie megabytes. Beperk u daarom tot de belangrijkste aanvraagdocumenten. Met name bij speculatieve sollicitaties is het raadzaam om in eerste instantie alleen een korte sollicitatie met begeleidende brief en een curriculum vitae in tabelvorm te sturen.
Hierdoor kunnen grote bijlagen worden vermeden en kan de personeelsmanager de aanvraag sneller bekijken. Vermeld in de begeleidende brief en in de e-mailtekst dat verdere aanvraagdocumenten, zoals certificaten en werkvoorbeelden, op aanvraag kunnen worden ingediend. Om de bestandsgrootte van het PDF-document te verkleinen, kunt u ook de resolutie verlagen, d.w.z. het aantal DPI. Hoe lager de resolutie, hoe kleiner de bestandsgrootte.
Afbeeldingen in de pdf, zoals een toepassingsfoto, hebben ook invloed op de algehele grootte van het pdf-document. Hier kun je ook experimenteren met verschillende beeldresoluties. Aan de andere kant, vermijd het comprimeren van de e-mailbijlage met ZIP. Hier moet de ontvanger 1. de juiste software hebben en 2. alles uitpakken en opslaan. Denk na over de moeite. U wilt dat uw documenten direct beschikbaar zijn!
