Dankzij de loonadministratie staat het salaris maandelijks op tijd op de rekening
In kleine bedrijven zorgt de werknemer die werkzaam is in de algemene boekhouding meestal voor de salarisadministratie. Bij grotere bedrijven is dit niet meer mogelijk met honderden loonboekingen per maand. Sommige bedrijven vertrouwen dan op outsourcing en besteden de volledige salarisadministratie uit aan een externe dienstverlener. Anderen nemen een speciale werknemer (of meerdere) in dienst die zich uitsluitend bezighouden met alle kwesties die verband houden met de salarissen van werknemers. Een salarisadministrateur moet uitgebreide kennis hebben van het loonbelastingrecht, het sociale zekerheidsrecht en het arbeidsrecht. Voor jonge ondernemers en start-ups met weinig ervaring op deze gebieden kan het daarom erg handig zijn om de loonadministratie uit te besteden om typische beginnersfouten te voorkomen die later veel tijd en geld kunnen kosten.
Welke taken heeft de salarisadministratie?
Voor iedere werknemer in het bedrijf wordt een zogenaamde loonrekening aangemaakt. Deze omvatten persoonlijke gegevens zoals adres en geboortedatum, evenals de inkomstenbelastingklasse en informatie over sociale zekerheid. Verder registreert de salarisadministratie alle belangrijke aspecten met betrekking tot de uitbetaling van salarissen, i. H. de dag waarop het salaris wordt uitbetaald en de periode waarover salaris wordt uitbetaald. Naast het feitelijk prestatieloon of basissalaris wordt de beloning in natura apart vermeld en worden toeslagen voor bijvoorbeeld nachtwerk, zondagswerk en slechtweertoeslag genoteerd. De salarisadministrateur moet ook de loondoorbetaling bij ziekte of tijdens zwangerschapsverlof verwerken. Bovendien worden alle vergoedingen en andere buitengewone inkomsten geregistreerd. Als de werkgever kapitaalvormende vergoedingen betaalt, worden deze hier ook geregistreerd. Het is duidelijk dat hoe meer factoren in de berekening worden meegenomen, hoe complexer de salarisadministratie wordt. Als alle loonboekingen gelden voor werknemers met een reguliere 40-urige kantoorweek, is het aanmaken van de salarisadministratie zonder uitzondering gemakkelijker voor de salarisadministrateur dan bij bedrijven waar werknemers worden uitbetaald volgens uurloon en diverse toeslagen krijgen voor nacht- en weekendwerk of overuren.
Welke taken voert de salarisadministratie nog uit?
Naast het voorbereiden van de eigenlijke salarisadministratie heeft de salarisadministrateur nog vele andere taken. Andere taken van de afdeling zijn onder meer de sociale zekerheid, de ziektekostenverzekering en de verantwoordelijke belastingdienst. Een zorgvuldige documentatieverplichting is daarbij essentieel, aangezien de Belastingdienst en de pensioenverzekeraars regelmatig controles uitvoeren. Aan het einde van een boekjaar sluit de salarisadministratie de loonrekeningen af en rapporteert de afsluiting aan de sociale zekerheid, het uitzendbureau en de statistiekbureaus. Tegenwoordig gebeurt dit meestal elektronisch. Als er nieuwe medewerkers worden aangenomen, moeten ze dienovereenkomstig worden geregistreerd. Als medewerkers het bedrijf verlaten, worden ze weer uitgelogd.
